双色球走势图:怎么樣寫一封有說服力的信 應該怎么做?

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在本文中:寫信之前的準備工作設置信件格式書寫信件正文進行最終潤色

如果你在和銀行、保險公司、政府機構、雇主或者學校交涉的過程中遇到了麻煩,需要請求他人提供幫助,你該如何寫一封具有說服力的信來達成目的呢?以下是為你提供的建議。

部分 1寫信之前的準備工作

以Write Persuasive Letters Step 1為標題的圖片

1集思廣益。在開始寫信之前,進行頭腦風暴。在這個過程中要明確你想要什么、為什么需要、為什么對方應該滿足你、任何能夠反駁你的理由,以及這是否是你想討論的問題。把點子都寫下來能讓你清晰地構思信件,明確你在這個問題中的立場。

以“我要說服對方協助達成我的目標”為出發點。將你想要說服的對象代入對方,你想讓對方做的事情代入我的目標。

然后,問問自己:為什么要這么做?列出你想讓對方這樣做的原因。

在總結好原因后,把它們按重要程度分類。把所有重要的原因放在一列,然后把其他所有不太重要的原因放在另一列中。這有助于縮小思考范圍,幫你抓住問題的關鍵。[1]

以Write Persuasive Letters Step 2為標題的圖片

2明確自己的目的。你要準確地知道自己想要或者需要什么。你想要達成什么目標?希望得到怎樣的結果?

明確目的之后,想想你能給出怎樣的解決方案。[2]

以Write Persuasive Letters Step 3為標題的圖片

3了解你的讀者。分析、理解對方有助于確定如何設計信的結構??贍艿幕?,判斷一下對方與你意見相同、相左,還是持中。[3] 這有助于確定信中每個要點應占的比重。

盡量選擇一個人,能夠在你的信中明確地稱呼他。他們是誰?有什么能幫到你的能力?他們會如何改變你的想法?他們會不會直接忽略你的請求?你應該如何稱呼他們?他們是高管或者公務員嗎?職位不同,你的措辭也應該有所變化。

盡量找出對方對該問題的看法和傾向。你們之間可能存在哪些分歧?如何有禮貌的提出反駁意見?

找出對方可能有哪些顧慮。他們可以支配的資金是否有限?你的請求會不會直接影響他們?他們有多少時間來考慮你的請求?[4]

考慮一下需要提供哪些證據來說服你的讀者。[5]

以Write Persuasive Letters Step 4為標題的圖片

4研究一下你的問題。y具有說服力的信一封要包含能支持相應立場的事實證據和信息。一定要多方面考慮,不要只關注自己的立場,也要提及與你立場對立的觀點和相關事實。

用事實、邏輯、數據以及小道消息來支持你的立場。[6]

不要直接指出其他的觀點是錯的。要禮貌地解釋為什么你的觀點更合理,更值得關注。

部分 2設置信件格式

以Write Persuasive Letters Step 5為標題的圖片

1使用齊頭式。商務信件有特定的格式。格式恰當時不會有什么影響,但是格式一旦使用不當,就會對你產生不良影響,對方可能會因此直接無視你的信件。

首先設置“單倍行距”,同時應使用獨立段落。

段落全部設置為“左對齊”,不要像在散文或者文章中那樣首行縮進。

段落和段落之間要空出一行。

使用標準字體,一般使用“Times New Roman”或“Arial”,12號字。[7]

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2正確填寫信頭。首先在左上角填寫你的地址。只需填寫街道、城市、州(?。┖陀時嗉純?,不要寫上自己的名字?;箍梢孕瓷系緇昂怕牒陀氏淶刂罰ǜ髡家恍校?。如果你在英國,那么地址就要填在右邊,然后空一行。

注明時間。依次寫上月份、日期和年份,再空一行。

2013年6月4日

填寫收件人的姓名和地址。想想你要把信寄給誰??找恍?。[8]

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3在信的開頭打個招呼。公認的做法是以親愛的一詞開始,接上對方的名字。一定要把對方的名字寫對,并與信頭處填寫的名稱一致。

稱呼對方時應使用其頭銜(先生、女士以及博士等)和姓氏。如果無法確定一名女性讀者希望被怎樣稱呼,那就稱她為女士。

然后跟上一個冒號。

在正文第一段和打招呼之間空出一行。[9]

親愛的布朗博士:

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4用結束語結束這封信。在選擇結束語時要考慮文章的語境。像謝謝,是非常標準的;而像祝好一類,則更偏親密。你需要選擇是使用正式的,還是較為親密的結束語。無論選擇哪個,第一個單詞都應該首字母大寫,其余小寫。結束語后面跟上一個逗號。

非常正式的信件使用尊敬的,。真誠的, 祝好, 真摯的,適用于正式的商務郵件。最好的問候,祝你度過愉快的一天,則更日常、更親切一些。

然后空出四行后再打上你的名字,為簽名留出空間。

謝謝,

部分 3書寫信件正文

以Write Persuasive Letters Step 9為標題的圖片

1行文應簡明扼要。此類信件應該簡短、禮貌。事務繁忙的人很少會理會超過一頁或者態度惡劣的來信。不要內容冗長,盡量使用清楚、簡潔的語句。不要跑題或者提到不相關、不必要的事情。

避免句子過長,要使用有力的陳述句。行文應簡明扼要,通俗易懂。

不要把段落寫得太長。囊括過多的信息會使你偏離要點,或者讓對方難以理解你的觀點。每個段落要只專注于一項內容,開始寫新的內容時應另起一段。[10]

以Write Persuasive Letters Step 10為標題的圖片

2在開頭幾句話中點明要點。以友好的開場白開頭,然后直奔主題。在前兩句話中就應點明你的需求(要點)。[11]

這個段落的長度應控制在2-4句話之間。

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3在第二段中強調你的要求的重要性。在本段中列出你的顧慮、請求或需求。你不需要在這里給出具體的理由、論據或觀點。詳細解釋你的立場、請求的特點,以及為什么它值得對方幫忙。[12]

要陳述事實,應始終符合邏輯,措辭禮貌。避免使用過于情緒化的語言,不要強硬地要求對方采取行動,也不要對對方或者與你持相反意見的人無禮。

以Write Persuasive Letters Step 12為標題的圖片

4接下來,提出論據來支撐你的觀點。在隨后的幾段中提供背景信息和細節。這些內容要合理合法,符合邏輯且尊重事實。要迅速準確地切中要害,不要長篇大論,也不要試圖靠情感、信仰或者表達你的渴望來達到目的。你可以使用以下幾種策略:

引用事實和統計數據來說服對方。引用的內容應可信、可靠,并注明來源,不要斷章取義。

引用支持你的立場,或者反對對立立場的專家的言論。選擇的專家應該在其專業領域中頗具名望,且有資格就該問題發表意見。[13]

給出對方應該滿足你的要求的理由。直接告訴對方需要做什么并不是說服對方的好方式。應該向他們解釋為什么要這么做,這樣有助于改變他們的想法。[14] 說明一下現在的情況,以及為什么應該做出改變。

提供詳細信息、相關證據、目前你所遇到的困境以及請求。告訴對方你已經為此做了哪些努力或者還需要做哪些工作。

列出幾個證明材料。想想任何其他能夠說明問題的重要性的證據。[15]

記得控制段落的長度。簡述你的情況,交代重點即可。應選擇最相關的數據、專家及證明材料,不要事無巨細一一列出。

以Write Persuasive Letters Step 13為標題的圖片

5反駁對立觀點。駁斥對立觀點是有效的游說方式。思考一下對方可能有怎樣的反對意見或疑問,然后你就可以在信中提前解答了。要找出與對立立場的共同點,或者為自己的立場提供強有力的支持。

一定要坦率言明你的立場和對立方的不同。試圖隱藏這些差異會削弱說服力,應該強調共同的理念、經驗以及對方存在的問題。

避免使用論斷性論述。論斷性論述會夾雜過多的個人情感,削弱邏輯性。同時,過分否定對立方可能會降低反對者認同你的可能性。[16]

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6最后,以重申請求結束。在結尾處重申你的請求或意見。你可以在本段中提出解決方案或者請求對方做出特定的行動。記得告訴對方你會通過電話、電子郵件或者直接與他見面跟進處理相關事務。

以強有力的句子結尾有助于說服讀者站在你這邊,或者至少使對方更明白你的立場。

提出你自己的解決方案或者能做出的努力。你可以表明愿折中妥協,預先做了哪些準備來處理這種情況。

部分 4進行最終潤色

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1檢查錯誤。拼寫和語法錯誤會影響讀者對你的第一印象。應該讓讀者專注于你的觀點和請求,而不是信中的錯誤。寄出之前要多次校對,校對時應大聲朗讀,聽聽效果。

必要的話,可以找他人幫忙校對(或者使用校對軟件)。

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2簽上你的名字。如果是紙質信而不是電子郵件,你就需要簽名了。這能證明信件是真實可靠、由你發出的。

以Write Persuasive Letters Step 17為標題的圖片

3需要的話,給其他重要人員發送一份副本。如果公司或者其他組織內有人也應該收到這封信,那就給他們發送一份副本(帶有原始簽名的信件復印件)。

以Write Persuasive Letters Step 18為標題的圖片

4自己留存一份副本。要始終留存一份副本作為記錄,同時記下你何時寄的信,寄給了誰。另外,要隨時記下后續跟進情況,直到問題解決。

小提示

信件要正式。聊天式或者其他不正式的語言會讓對方很難信任你,而且正式用語比俚語更為禮貌。

適當恭維對方。人們一般更愿意幫助對他們友善的人。

不要跑題。談論的內容應相關、簡潔,不要談論與當前問題不相關的事情。用事實說話。

只有當你有一套非常清晰的步驟、行動或建議時,才可以在主體段落中直接一條一條的陳列要點。

使用標準的書面英文。這是一封正式的信件,而不是短信或者社交媒體上的消息。縮寫、俚語和表情符號會讓對方無視你的信函。

根據對方公司或機構類型的不同,調整信的內容。非營利組織和大型公司的想法可能有所差別。

信件行文應保持專業而友好的態度,不要像對方虧欠你一樣去要求對方為你做事。[17]

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