30选7走势图:怎么樣進行郵件合并 應該怎么做?

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責任編輯:魯能
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在本文中:準備在MS Office中進行郵件合并在OpenOffice.org上進行郵件合并

郵件合并是一種常用的辦公功能,能夠使發送給多人的同一封郵件各不相同。包括信封、標簽、套用信函、郵件、傳真及有編碼的打折券在內的各種文檔,都可以利用郵件合并功能來批量制作。下文將為你詳細介紹郵件合并功能的使用方法。

1準備

以Do a Mail Merge Step 1為標題的圖片

1建立數據文件。這個文件可以是表格文件、數據庫文件,甚至可以是具有一定格式的文本文件。其中表格文件是最常用的,本指南將以表格文件為例。

數據文件中應包含所有的變化信息。例如,如果你創建的是套用信函,那么數據文件中就應該包含所有收信人的姓名及地址。

同一組信息要填在同一行上的單元格里,這樣,同一種類的信息(姓、名、稱謂等)就會出現在同一列上了。

給每一列都起一個合理的名稱。郵件合并是按列來讀取數據的,而每一列的第一項則被默認為是這一列信息的總稱,所以要給每一列信息起一個合理的名稱。

例如,名字這一列就可以叫做“名字”,這一列下面就全部是名字。這樣,當軟件詢問你要在信中插入哪一部分數據時,就會出現“名字”這一選項,這就一目了然了。

Microsoft Outlook用戶可以將Outlook中的地址簿用作數據文件。

以Do a Mail Merge Step 2為標題的圖片

2保存數據文件。把文件保存在容易找到的地方,起一個容易記憶的文件名。

以Do a Mail Merge Step 3為標題的圖片

3創建主文檔。主文檔就是保存主要信息的文檔。例如,如果你要寫一封套用信函,那么主文檔就是一封信函。其中,凡是有變動的信息(如姓名)都要暫時留空。

2在MS Office中進行郵件合并

以Do a Mail Merge Step 4為標題的圖片

1打開郵件合并任務窗格。在主文檔中,點擊打開郵件合并任務窗格。如果沒找到,就打開工具菜單,在列表中選擇郵件合并。

以Do a Mail Merge Step 5為標題的圖片

2完成郵件合并向導。Office中的郵件合并是分步驟進行的,這樣能準確、清晰地引導用戶完成郵件合并。

首先選擇文檔類型。點擊最切合的文檔類型,然后點擊下一步。

選擇“開始文檔”(即主文檔)。如果你每一步都操作正確的話,這時應該能夠看到“使用當前文檔”的選項,單擊該選擇。然后點擊下一步。

以Do a Mail Merge Step 6為標題的圖片

3選擇要合并的文件。這就是你之前創建的數據文件,選擇合適的單選按鈕,點擊下一步查找數據文件,然后將其與主文檔連接起來。

如果你想用Outlook地址簿的話,就點擊那個選項。

以Do a Mail Merge Step 7為標題的圖片

4選擇要使用的數據。Office允許選擇或取消選擇整行數據,這樣你就能在數據文件中自由選擇想要與主文檔合并的信息,當信息繁多的時候,數據文件帶來的便捷就能進一步體現出來。選擇完成后,點擊下一步。

數據可通過每一列的名稱來篩選。信息繁多的時候,通過名稱篩選就會顯得尤其快捷。

以Do a Mail Merge Step 8為標題的圖片

5插入數據域。點擊下一步后,程序會要求你創建數據文件(如果你還沒有創建的話),同時提供一系列將數據從數據文件中插入到主文檔中的選項。

用鼠標選中數據域,單擊相應的按鈕,插入數據。

與編輯普通信函或數字一樣,按Delete鍵可刪除錯位或重復的數據。

預設選項根據你所選的文檔類型不同也會稍有差異。Office會盡可能根據你所提供的數據插入正確的信息。例如,如果你在書寫一封套用商務信函,那么你就會看到插入地址塊的選項,其中包括了收信人的姓名及地址,分成幾行整齊排列。

有些預設選項會彈出新窗口,要求你輸入相應的信息,這些步驟也十分簡單易懂。

如果你選擇的預設選項沒有找到相符的信息,那么你可以點擊“匹配字段”,告訴程序哪一個名稱應該與該標準名稱相匹配。例如,你可以將數據文件中的“名字”一欄與地址塊中的“名”相匹配。

要選擇自己創建的數據域,就可以點擊“其他選項”。這時你就能看到你起的每一欄的名稱了。

以Do a Mail Merge Step 9為標題的圖片

6預覽信函。郵件合并不會在主文檔中顯示出你選擇的數據域的具體數據,而要等打印出來的時候才能看到。不過,Office也提供了預覽功能,通過該功能,你就能檢查相關信息是否插入正確。確認無誤后,就可以進行下一步了。

以Do a Mail Merge Step 10為標題的圖片

7完成合并。郵件合并的最后一步會告訴你,合并已經完成,可以開始打印了。每打印一份文檔,該文檔的那組信息就會出現在屏幕上,程序會自動打完所有的信息。

如果你想單獨編輯某一封信函,就可以單擊“編輯單個信函”。

3在OpenOffice.org上進行郵件合并

以Do a Mail Merge Step 11為標題的圖片

1創建數據庫。OpenOffice.org上做郵件合并,數據庫文件是必須的。不過,你仍然可以先在表格文件中創建數據。

在主文檔中,打開文件菜單,選擇創建新數據庫文件。

在彈出的對話框中,選擇“連接到現有數據庫”。在下拉菜單中,選擇“表格”,然后點擊下一步。

在下一界面中,你要將要使用的表格文件導入OpenOffice.org。這一步中,在文件地址下面有一個設置密碼?;な菘獾母囪】?,你可以根據需求決定要不要勾選。然后點擊下一步。

這一界面中,你要選擇是否注冊數據庫以便今后使用,及是否現在打開數據庫進行編輯。(如果你已經創建了表格文件的話,這一步就可以不用做。)點擊完成來保存數據庫。

數據庫文件名要方便記憶。

以Do a Mail Merge Step 12為標題的圖片

2插入數據域。現在,OpenOffice.org已經能夠識別你導入的數據庫了,接下來就要利用該數據庫進行郵件合并。

在插入菜單中,選擇“域”,然后在子菜單中選擇“其他”。也可以按快捷鍵Ctrl+F2。

在彈出的對話框中,點擊“數據庫”選項卡。

點擊窗口右下角的“瀏覽”找到剛才創建的數據庫文件。

選擇好數據庫文件后,該文件就會出現在窗口右側名為“數據庫集”的列表中。

在窗口左側的“類型”列表中,選擇“合并域”。

點擊數據庫后面的“+”號,下面就會出現表格文件;再點擊表格文件后面的“+”號,就會展開表格文件中的數據域名稱。

單擊要插入的數據域名稱,在主文檔中插入數據。

記住插入之前要先用鼠標選中數據域,否則就要通過復制粘貼來將數據移動到正確的位置了。

正如在Office中一樣,主文檔上的數據域信息也是用文字數字式字符來表示的??嶄竇貧?,Delete鍵刪除數據。

以Do a Mail Merge Step 13為標題的圖片

3完成合并。檢查所有數據域的位置是否正確。確認無誤后,就可以打印主文檔了。網站會根據你輸入的信息一組一組按順序打印。

小提示

文字處理軟件中一般都會有用來創建主文檔的模板。

數據域要分得越細越好。例如,一封信函中可能會包含稱謂(先生/女士/小姐)、名與姓氏,這樣你就要創建三個數據域,每一類數據都要分別放在單獨的一欄中。

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怎么樣在word郵件合并時同一頁里顯示多條記錄?

答:1、首先打開需要編輯的Word文檔,進入到編輯首頁中,點擊打開引用中的“郵件”。 2、然后在彈出來的窗口中點擊“打開數據源”,選擇想要合并的郵件,再點擊“插入合并域”。 3、然后在彈出來的窗口中點擊打開“合并到新文檔”選項。 4、然后就完成了。

word-郵件合并能怎么實現一頁中插入兩個不同條件的...

答:郵件合并只導入數據,不導入格式,格式可在word的合并模版中設置。(最初郵件合并是將數據合并成郵件的形式,當初的郵件只支持純文本,這可能就是沒有導入格式項的原因吧)

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答:你好,你是不是看見,他是變成了灰色的狀態的,是更改不了的狀態的,可以進行進行一個轉發,或者是進行重新操作。重新點選一個收件人這樣,希望對你有幫助,謝謝!

word2003郵件合并怎么樣篩選

答:你先建一個數據源,把它保存起來,假設是E盤,然后關掉。再建一個文檔,也就是主文檔,把相同的數據寫好。在第三的時候選中“使用現有列表”并點擊瀏覽按鈕,找到剛才保存到E盤的數據源并打開,在“選取郵件合并收件人”對話框時點確定。點擊下一步“...

你怎么用word2010郵件合并做的名片??求賜教~

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