河北快3走势图:怎么樣建立辦公室檔案體系 應該怎么做?

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責任編輯:李佳
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對于一個運作順暢的辦公室對說,沒有什么比有效的檔案體系更重要了。無論你是唯一有檔案權限的人,或者是與另一名同事共享權限,選擇的檔案體系必須有條理,這樣任何人都能找到所需的文件。如果檔案體系很不好用,你會因為擔心找不到文件而繼續將它們放在旁邊,那你的桌上很快就堆滿了。

步驟

以Establish an Office Filing System Step 1為標題的圖片

1確定檔案體系。該體系必須合理,能讓你確切地知道每份文件的位置。有如下幾種選擇:

按字母排序。如果文件大部分是客戶、病人或顧客的名稱,這種體系最佳。

按主題或類別:大多數檔案體系是按主題或類別放置的,如果放置準確就很好用,否則最容易混淆。

按編號或時間。如果文件主要是有編號或日期的材料,例如采購訂單或收據等,這種體系最好。

以Establish an Office Filing System Step 2為標題的圖片

2抽屜里裝滿懸掛式文件夾。懸掛式文件夾不可移動,用來放置馬尼拉文件夾,后者可以從抽屜取出。

以Establish an Office Filing System Step 3為標題的圖片

3將文件分類擺放。如果文件高度超過一寸或兩寸,再細分成幾個子類別。如果文件很少,與其他類別合在一起并重命名。每類文件的命名要清晰,讓人很清楚每份文件應如何歸類。

以Establish an Office Filing System Step 4為標題的圖片

4將各類文件分別裝進馬尼拉文件夾,并清楚地貼上標簽。最好使用標簽在中間而不是交錯排列的文件夾,這樣看起來更加整潔。

以Establish an Office Filing System Step 5為標題的圖片

5將馬尼拉文件夾放進懸掛式文件夾中。大多數文件使用普通的懸掛式文件夾即可,但對于較厚的文件或需要細分子類別的文件,可以使用框底文件夾。你可以自由排列文件夾,但大多數人會按照字母順序排列。

以Establish an Office Filing System Step 6為標題的圖片

6用馬尼拉文件夾名稱命名懸掛式文件夾。如果不是橫向的文件柜,所有標簽應放置在文件左邊。橫向的文件柜是由左往右打開而不是從前往后,因此標簽應放在右邊。

以Establish an Office Filing System Step 7為標題的圖片

7文件附近放一些懸掛式文件夾和馬尼拉文件夾,如果找到一些文件不屬于任何一個現有文件夾,可以隨時增加。文件夾不能太厚也不能太薄。如果需要重新分類,應同時重新標記文件夾,重新整理文件。

以Establish an Office Filing System Step 8為標題的圖片

8年底移除所有文件夾,將新的馬尼拉文件夾按原來的分類命名放置在文件夾中。檢查舊的文件夾中是否有文件需更換到新的文件夾,并將其余文件存檔。

小提示

你可能想按顏色分類文件,用電腦打印標簽或者用其他方法讓文件更好看。但是當你必須作出改變時,比如需要增加一個文件夾,卻發現沒有合適顏色的文件夾了;或者只能手寫標簽時,這樣肯定影響心情。所以最好是簡單一點。

警告

不要創建一個雜類來放置不能分類的文件,不然可能所有的文件都會被放在那里。

建立好檔案體系之后,必須要遵守。每天花一點時間將桌上的文件歸檔。不要在一堆文件上再加一個文件框,這樣只會又多出一堆文件。

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